Als gevolg van de coronapandemie is sociale terughoudendheid wereldwijd vereist. De opkomst van thuis- of virtueel werken is in een stroomversnelling geraakt. Zowel kleine als grote bedrijven moeten radicaal veranderen om hun zakelijke activiteiten te kunnen voortzetten. Teams bevinden zich verspreid over verschillende locaties (of zelfs tijdzones) en dus is samenwerken zoals we dat gewend waren niet meer mogelijk.
In deze nieuwe werkomgeving lopen directeuren en managers tegen onbekende obstakels aan. Het ontwikkelen van vaardigheden om virtueel leiderschap te tonen is essentieel geworden. Managers moeten hun doelen halen zonder dat direct contact mogelijk is met hun team. Daarom is het belangrijk om jouw team zo aan te sturen dat er, ondanks de fysieke afstand, toch een succesvolle samenwerkende sfeer is tussen de collega's. Om succes te behalen tijdens de coronapandemie is effectieve communicatie via beeldbellen een must om beter te zijn dan de concurrentie.
Hoe word je een betere virtuele leider?
Veel van ons zijn het niet gewend om thuis te werken. Het zit niet in onze aard om constant te communiceren middels virtuele kanalen. Doorwerken tijdens de coronapandemie zorgt voor een unieke leerervaring. We moeten werk- en gezinstijd balanceren en tegelijkertijd de stress, veroorzaakt door de verstoring van onze gewoontes, een plek geven.
Doeltreffende leiders stellen richtlijnen op om te zorgen dat werknemers goed blijven presteren tijdens de crisis. Jij als manager kunt ervoor zorgen dat jouw team de gestelde doelen haalt en zelfs boven verwachting functioneert. Dit blog geeft enkele tips die jou helpen om af te stemmen op het nieuwe normaal en te slagen als leider, maar dan op afstand.
1. Begin bij jezelf
Het is niet makkelijk om kritisch te zijn op jezelf en te reflecteren op jouw eigen prestaties, maar het is belangrijk jezelf eerlijk te evalueren. Zet jouw sterke en zwakke punten als leider op een rijtje en doe er iets mee. Blijf bijleren en -lezen over business management. Erken angst die je hebt over het leiden van een team vanuit huis. Maak inzichtelijk wat onder jouw beheer staat en bedenk hoe je hier leiding aan kunt geven. Richt je op wat je kunt controleren en laat je niet afleiden door randzaken.
2. Zorg voor korte lijntjes
Om in een virtuele omgeving goed leiding te geven moet je zorgen dat de communicatie met jouw team transparant is en positief verloopt. Stel regels op voor hoe en hoe vaak er gecommuniceerd wordt. Informeer altijd alle teamleden over het reilen en zeilen in het bedrijf. Als de lijntjes kort zijn, krijgt iedereen de kans om mee te doen, bij te dragen, kennis te delen en invloed uit te oefenen op de dialoog. Teamleden zullen zich onderdeel van de groep voelen en daardoor meer gemotiveerd. Binnen het huidige abnormaal creëer je een normaal.
Bonustip: organiseer een wekelijkse 'ask me anything'-sessie waarin je werknemers de gelegenheid biedt om alle vragen die zij hebben kunnen stellen.
3. Moedig samenwerking aan
Op afstand samenwerken is lastig, maar als je met het team doelen stelt waar jullie naartoe werken, wordt het iets makkelijker. Dit zwengelt een inclusieve discussie aan waarin iedereen zijn standpunten kenbaar kan maken. Online groepsgesprekken begin je met vriendelijke prietpraat, net zoals dat vroeger bij de koffieautomaat ging. In de virtuele omgeving hoeven relaties niet oppervlakkig te worden. Het belangrijkste van allemaal is dat jij als manager het samenwerkingsverband bijeen houdt.
4. Bepaal de prestatienorm
Wees transparant over de planning van het team en verwerk daarin duidelijk geformuleerde doelstellingen. Vertel elke medewerker wat je van hem of haar verwacht. Een goede manier om zorgen dat medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen is het inplannen van dagelijkse statusupdates. Maak tijdens een gesprek duidelijk hoe je werknemers evalueert en hun voortgang bijhoudt. Geef ze feedback zodat de groep als geheel de beoogde prestaties kan halen. Online bestaan er enkele tools om teamactiviteit en -voortgang bij te houden. Denk aan diensten als Asana, Trello en Monday.
Als een doel bereikt is, vier dit dan ook. Feliciteer het hele team tijdens een Skypecall. Geef je collega's het gevoel dat ze goed werk hebben verricht. Dat is goed voor de motivatie en dus voor de productiviteit.
5. Gebruik technologie in jouw voordeel
Maak verzamelgesprekken (teleconferentie, conference call) de standaard. De kans dat werknemers afgeleid worden tijdens het werk zal afnemen en er is meer saamhorigheid onder collega's. In het begin is het misschien ongemakkelijk, om constant gefilmd te worden terwijl je aan het werk bent, maar na een tijdje gaat het wennen. Neem het beeldmateriaal op zodat het gedeeld kan worden met werknemers die de call gemist hebben. Ook kun jij als manager het gesprek nog eens bekijken om verbeterpunten te vinden.
Als jullie visuele dingen bespreken (zoals grafieken of tabellen) is het handig om live aantekeningen te maken. Zoom heeft een ingebouwde functie om op het beeld te tekenen en te arceren. Eén iemand kan screenshots maken en delen met de rest van het team.
Online beeldbel-applicaties hebben vele functies die nuttig zijn voor virtueel vergaderen. Zorg dat werknemers deze goed kennen en toepassen. In het begin is het niet natuurlijk, maar na verloop van tijd wordt het voor iedereen routine.
Gepersonaliseerde virtuele trainingen
Het op afstand leiding geven aan en het werken met personeel is essentieel geworden als je productiviteit hoog wilt houden. Gelukkig sta je niet alleen in deze strijd. ISA helpt jou met het ontwikkelen van de juiste vaardigheden om een virtuele manager te worden. Wij bieden gepersonaliseerde coachingstrajecten aan om effectief leiderschap op afstand te leren. Verbeter jouw leiderschapskwaliteiten, geef opbouwende kritiek en bestuur jouw team efficiënt. Vul ons contactformulier in voor meer informatie!