Wordt de effectieve tijdmanager en start met deze 3 tips

29 januari 2019 om 11.11 uur door ISA trainen op effect

Druk, druk, druk. Je agenda stroomt over met afspraken en je hebt nog een stapel werk liggen dat vandaag af moet. In de tussentijd word je mailbox voller en vragen collega’s hulp en aandacht. Waar haal je de tijd vandaan om alle activiteiten op een fatsoenlijke manier af te ronden? Je kunt er voor kiezen om te gaan overwerken en zo je taken af te ronden. Maar volgende week dan? En volgende maand? Er zitten helaas maar 24 uur in een dag en we hebben allemaal maar 2 handen gekregen. De oplossing valt dus te zoeken in het bewust omgaan met die 24 uur, waarbij je grip hebt en houdt op je werk. Maar hoe doe je dat?
Om echt productief en effectief te kunnen werken moet je bewust en intentioneel keuzes maken bij alles wat je doet en niet de automatismen en sleur hun gang laten gaan. Het mooie is; dit kun je gewoon leren!!
Ik deel graag 3 tips met je om een begin te maken met effectief werken.

1. Neem écht de tijd om je eigen tijd te bepalen

Maak een plan. Waar wil je aan werken, hoe lang wil je eraan besteden, welk resultaat wil je halen, welke informatie heb je nodig en heb je daar toegang tot? Plan alle acties in je agenda inclusief de afspraken met jezelf. Dit zorgt voor focus en maakt dat je minder openstaat voor afleiding. Zorg daarbij voor voldoende ruimte in je agenda. Plan bijvoorbeeld slechts 6 uren aan werk in je agenda als je 8 uur per dag werkt. Op deze manier houd je ruimte voor zaken die belangrijk en urgent zijn.

2. Begin met het belangrijkste

Start je dag met wat echt belangrijk is. Vaak zijn wij geneigd om te starten met de zaken die we leuk vinden of snel kunnen afhandelen (zogenaamde quick wins). Het gevaar hierin schuilt dat als je alle leuke en makkelijke zaken hebt gedaan, je geen tijd of energie meer hebt voor de echte belangrijke klussen. Of misschien heb je iets waar je al een poosje tegenaan hikt en uitstelt. Het kan dus effectief zijn om juist niet te starten met het beantwoorden van je mail.

3. Doe een stap achteruit

Werk volgens 'normale' werkuren en plan aan het einde van je werkdag een kwartiertje om je werkdag af te sluiten en jezelf een aantal vragen te stellen. Heb ik gedaan wat ik wilde doen? Wat staat er voor morgen op de agenda en wat is het belangrijkste? Is er nog informatie / input waar je op wacht?
Ben je tevreden over de behaalde resultaten van vandaag? Afhankelijk van je tevredenheid plan je zaken die zijn blijven liggen opnieuw in of reserveer je hier extra tijd voor.

Mensen hebben tussen de 40.000 en 60.000 gedachten per dag waarvan slechts 5% van die gedachten gaan over het NU. Het overgrote deel gaat echter over het verleden en de toekomst waarbij we maar blijven rennen en steeds meer willen doen in minder tijd. Probeer eens een stap achteruit te doen om te bepalen welke zaken echt belangrijk voor je zijn en je aan het einde van de dag echt een goed gevoel geven. In werk en privé.

Deze en meer tips krijg je tijdens de workshop 'de effectieve tijdmanager' op 28 februari voor u als leidinggevenden. Ben je geen leidinggevende, maar je vindt wel dat je effectiever kan werken, kom dan op 6 maart 2019 naar Leusden. Schrijf je in bij FHI, verzorgd door ISA.